Jeśli jesteś właścicielem placówki medycznej lub w niej pracujesz, zapewne zdajesz sobie sprawę, jak trudne bywa czasami jej odpowiednie prowadzenie. Wszystko musi się odbywać zgodnie z przepisami prawa, dane pacjentów powinny być właściwie zabezpieczone, a wizyty przebiegać bezproblemowo. Na szczęście współcześnie istnieje wiele nowoczesnych rozwiązań, które mogą nieco ułatwić tę pracę. Poniżej omawiamy część z nich.
Zmiana rzadko dotyczy jednego stanowiska. Program spina rejestrację, gabinet i pracę administracyjną, więc informacja wprowadzona przy pierwszym kontakcie z pacjentem jest dostępna tam, gdzie okazuje się potrzebna. Warto więc sprawdzić, które etapy zwykłego dnia w placówce program obejmuje.
Aplikacja medyczna – funkcje
Warto zwrócić uwagę na przykład na aplikację dostępną przez przeglądarkę. Ma ona na celu pomóc w zarządzaniu pracą placówek medycznych. Dzięki niej możliwe są: rejestracja wizyt online, wystawianie e-recept, e-ZLA oraz prowadzenie dokumentacji medycznej w postaci elektronicznej (EDM). Takie rozwiązanie pozwala zaoszczędzić czas pracownikom, na przykład recepcjonistce, która nie będzie musiała już aż tak często odbierać telefonów. Dzięki temu będzie mieć więcej czasu na inne zadania. Pacjenci za to będą zadowoleni, że nie muszą walczyć o dodzwonienie się do przychodni, a mogą zarejestrować się do niej w każdej chwili i z dowolnego miejsca. EDM natomiast gwarantuje ochronę danych wrażliwych, dzięki czemu możesz mieć pewność, że Twoja placówka postępuje zgodnie z ustawą o RODO.
Jak zmienia się dzień pracy rejestracji?
Rejestracja odpowiada jednocześnie za pacjenta stojącego przy okienku, za dzwoniący telefon i za bieżące sprawy administracyjne. Kiedy część zapisów przechodzi do formularza internetowego, telefon przestaje być jedyną drogą do umówienia wizyty, a osoba przy okienku rzadziej przerywa rozmowę, żeby odebrać połączenie. Zgłoszenia złożone wieczorem albo w weekend czekają w kalendarzu, zamiast wracać w porannej fali telefonów.
Co zmienia dostęp do programu przez przeglądarkę?
Aplikacja uruchamiana w przeglądarce nie wymaga instalowania osobnego programu na każdym komputerze, dlatego nowe stanowisko wystarczy podłączyć do sieci i zalogować. Ten sam grafik widzi wtedy rejestracja, lekarz w gabinecie i osoba prowadząca rozliczenia, a placówka pracująca w kilku lokalizacjach korzysta z jednego zbioru danych zamiast z kopii rozsyłanych między komputerami.
Wygodny program do obsługi przychodni – co powinien zawierać?
Najważniejszym elementem będzie tu możliwość prowadzenia EDM. Dzięki temu możesz zyskać szybki dostęp do historii medycznej pacjentów, możliwość sprawnego uzupełniania kart wizyt, opcję bezpośredniego wystawiania e-recept, e-ZLA i e-skierowań, możliwość wydrukowania lub udostępniania elektronicznej formy dokumentacji pacjentom. Wszystkie te aspekty sprawiają, że dane wrażliwe są bezpieczne, jednak równocześnie zarówno lekarz, jak i pacjent ma do nich swobodny dostęp.
W gabinecie widać to przy pacjencie, który wraca po kilku miesiącach. Historia wizyt, wyniki i wcześniejsze zalecenia leżą w jednym miejscu, więc nikt nie czeka na odnalezienie papierowej kartoteki, a czas zostaje na rozmowę i badanie.
Innym ważnym elementem, który koniecznie powinien się znaleźć w dobrym programie do obsługi przychodni, jest kalendarz oraz e-Rejestracja. W dobrej aplikacji znajdziesz oba w rozbudowanej wersji, dzięki czemu zyskasz możliwość rejestracji pacjentów w dostępnym dla wszystkich użytkowników, internetowym kalendarzu, a także opcję szybkiego i sprawnego planowania wizyt dzięki prostym formularzom oraz podpowiedziom systemowym.
Wspólny kalendarz porządkuje też odwołania, przesunięcia godzin i nagłe zastępstwa. Zmiana wprowadzona raz jest widoczna dla całego zespołu, więc nikt nie planuje przyjęć według nieaktualnej kartki.
W dzisiejszych czasach nie bez znaczenia też jest, aby program pozwalał na prowadzenie telemedycyny. Dlatego też warto postawić na taki, współpracujący np. z serwisem Teleporada.pl, który pozwala na połączenie się z pacjentami poprzez chat, video, a także na przyjmowanie płatności i odbiór dokumentów online.
Kolejnym ważnym aspektem, jeśli chodzi o program do obsługi przychodni, jest bezpieczeństwo. Fizyczne bezpieczeństwo danych zapewnione jest za sprawą monitorowanych i przez całą dobę serwerowniom. Dostęp do nich posiada jedynie nasz autoryzowany personel. Kopie zapasowe natomiast wykonywane są w czasie rzeczywistym i przechowywane w serwerowni zastępczej (chmurze).
Niezwykle istotne jest też, aby program do obsługi przychodni był zintegrowany z zewnętrznymi systemami, takimi jak eWUŚ czy e-ZLA. Aplikacja może także być połączona z portalem ZnanyLekarz.pl oraz dawać możliwość wystawienia e-recepty. Jest to wszystko, co niezbędne dla sprawnej obsługi medycznej.
Na co zwracać uwagę przy wyborze dostawcy oprogramowania?
Przed decyzją warto zebrać pytania, na które odpowiedzieć powinien sam dostawca. Dotyczą one zakresu integracji, sposobu przeniesienia dotychczasowych danych, zasad pomocy technicznej oraz tego, co dzieje się z dokumentacją po zakończeniu współpracy. Wymagania formalne wobec dokumentacji medycznej bywają zmieniane, dlatego ich aktualne brzmienie sprawdza się w obowiązujących przepisach i potwierdza u dostawcy, a nie w materiałach sprzed kilku lat.
Oprogramowanie dla placówek medycznych – elektroniczna baza danych w chmurze
Tak zwana chmura to rodzaj bazy danych, która umożliwia gromadzenie informacji, nie wymagając instalacji żadnych dodatkowych programów. Wprowadzenie danych do takiej aplikacji medycznej powoduje automatyczne wykonanie ich kopii bezpieczeństwa w chmurze. Dlatego też nie trzeba pamiętać o ich dodatkowym zabezpieczeniu. Nie dojdzie też do ich utraty także, kiedy wystąpi awaria sprzętu lub sieci. Co więcej, system ten pozwala na długoterminowe przechowywanie EDM – nawet do 30 lat. Jest to więc zdecydowanie bezpieczna opcja, pozwalająca, by lekarze skupili się na leczeniu, a nie na formalnościach.
Jak zaplanować przejście z papierowej dokumentacji na elektroniczną?
Przejście rzadko udaje się przeprowadzić w jeden dzień. Częściej od ustalonej daty nowe wizyty prowadzone są wyłącznie w programie, a materiały z wcześniejszych lat trafiają do niego stopniowo, zaczynając od pacjentów zgłaszających się najczęściej. Warto z góry ustalić, kto wprowadza zaległe dane i w jakich godzinach. Zasady postępowania z papierowymi teczkami po ich przeniesieniu wynikają z przepisów i wymagają sprawdzenia w aktualnym brzmieniu.
Oprogramowanie medyczne a bezpieczeństwo danych
Jak więc wynika z powyższego, aplikacje medyczne, dzięki zaawansowanym funkcjom i rozwiniętemu systemowi, pozwalają na bardzo skuteczną ochronę danych poufnych. Jeśli więc zależy Ci właśnie na tym – dobrze trafiłeś.
Po stronie placówki zostaje jednak część, której nie załatwi żaden program. Każdy pracownik powinien mieć własne konto, a zakres uprawnień odpowiadać temu, czego naprawdę potrzebuje w pracy. Wspólne hasło przy monitorze niweczy zabezpieczenia systemu, bo nie da się ustalić, kto wprowadził zmianę.
Najczęstsze błędy przy wdrożeniu programu w przychodni
Pierwszy błąd dotyczy terminu. Start w tygodniu z pełnym grafikiem zamienia naukę obsługi w gaszenie pożarów przy pacjencie. Drugi to pominięcie rejestracji przy ustalaniu konfiguracji, chociaż to ona korzysta z programu najczęściej.
Trzeci błąd to równoległe prowadzenie papieru i wersji elektronicznej bez wyznaczonej daty zakończenia, bo zespół traci wtedy czas na ustalanie, gdzie znajduje się aktualny zapis. Czwarty to potraktowanie szkolenia jako jednorazowego spotkania przed startem, chociaż najwięcej pytań pojawia się w pierwszych tygodniach pracy.
Najczęstsze pytania o oprogramowanie dla przychodni
Jak przygotować zespół do pracy w nowym programie?
Szkolenie działa najlepiej wtedy, gdy każda osoba ćwiczy własne zadania, zamiast oglądać pokaz wszystkich funkcji naraz. Rejestracji potrzebny jest zapis, odwołanie i przesunięcie wizyty, gabinetowi prowadzenie karty wizyty oraz wystawianie dokumentów. Pomaga wskazanie w zespole osoby, która zbiera pytania z pierwszych tygodni i przekazuje je dostawcy.
Co robić, gdy w placówce zawiedzie łącze internetowe?
Aplikacja działająca przez przeglądarkę wymaga połączenia, dlatego warto z góry ustalić, jak zespół postępuje w takiej sytuacji. Zwykle sprowadza się to do zapasowego łącza oraz do prostej procedury zapisywania przyjęć poza systemem i uzupełniania ich po powrocie połączenia. Zakres pomocy dostawcy przy awarii opisuje umowa i tam należy go sprawdzić.
Ile trwa uruchomienie programu w przychodni?
Termin zależy od wielkości placówki, liczby stanowisk oraz zakresu danych do przeniesienia, dlatego podaje go dostawca po rozpoznaniu sytuacji w konkretnej przychodni. Przy planowaniu warto doliczyć czas na szkolenie zespołu oraz na okres przyzwyczajania się do nowego układu pracy.